Integritetspolicy Norron AB


Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”) är en ny EU-förordning som börjar gälla i hela EU den 25 maj 2018. GDPR ersätter den svenska personuppgiftslagen. Med GDPR förstärks rättigheterna för den enskilde ytterligare genom strängare krav på hur företag behandlar dina personuppgifter.

Norron AB (”Bolaget”) är en nordisk kapitalförvaltare med kontor i Stockholm och Oslo som förvaltar fonder med fokus på de nordiska marknaderna. Bolagets verksamhet avser förvaltningen av fondernas tillgångar. Den dagliga administrationen av fonderna sköts av fondbolaget SEB Fund Services S.A. Eftersom Bolaget är frånkopplat administrationen av fonderna och fondandelarna behandlar bolaget personuppgifter om tredjepart i begränsad utsträckning.

Det är viktigt för Bolaget att de personuppgifter som samlas in och lagras om dig behandlas på ett tryggt och säkert sätt och i enlighet med GDPR. Bolaget har därför upprättat denna integritetspolicy i syfte att ge registrerade personer information om bland annat vilka personuppgifter som Bolaget behandlar, för vilka ändamål dessa behandlas, hur personuppgifterna behandlas, samt under vilken period som dessa lagras.

Vilka personuppgifter behandlar Norron om dig och varför?


Bolaget kan behandla personuppgifter om dig för olika ändamål. Till exempel sparar Bolaget kontaktuppgifter till personer i kommunikationssyfte, för att bjuda in till event eller kunna göra informationsutskick till dig som på löpande basis önskar ta del av information om Bolagets verksamhet och även för att kunna hantera eventuella klagomål som inkommer till Bolaget. Bolaget behöver även spara personuppgifter om dig som ansöker om en tjänst hos Bolaget. Mer information om Bolagets behandling av personuppgifter följer nedan.

Bolaget behandlar inga känsliga personuppgifter om dig enligt artikel 9 GDPR så länge annat inte framgår av denna integritetspolicy.

Register för affärskontakter, informationsutskick och marknadsföring

Bolaget sparar information om dig som har en affärsrelation till Bolaget eller som på annat sätt varit i kontakt med oss. Det kan röra sig om e-postkorrespondens, möten eller kontakt genom annat kommunikationsmedel. Den information som sparas är främst kontaktuppgifter, d.v.s. namn, telefonnummer, e-postadress, titel/roll, företag, men kan i vissa fall även vara administrativa uppgifter såsom minnesanteckningar kopplat till ett möte eller annan information om tredjepart i e-postmeddelanden. Bolaget raderar information via e-post samt kalendrar löpande eller senast ett år efter det att mailet sparades i Bolagets mailserver, förutsatt att Bolaget inte anser att det är nödvändigt att spara informationen under en längre period.

Det är viktigt för Bolaget att dina personuppgifter är skyddade och att Bolaget har koll på vilka personuppgifter som Bolaget behandlar. Därför använder sig Bolaget av ett särskilt CRM-system för lagring av kontaktuppgifter. Genom CRM-systemet kan Bolaget även rikta viss information till dig, till exempel genom att bjuda in dig till event som Bolaget anordnar eller göra informationsutskick till dig som har anmält sådant intresse. I CRM-systemet lagras endast kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer, e-postadress, titel/roll, företag.

Rekrytering av personal

Vid rekrytering av personal är det nödvändigt för Bolaget att behandla vissa personuppgifter om dig. I dessa fall är behandlingen av personuppgifter mer omfattande än i fallen ovan. Förutom dina kontaktuppgifter kan även CV, erfarenheter, tidigare arbetsbetyg, personnummer samt annan information som du väljer att dela med dig av behandlas. Detta för att Bolaget ska kunna göra välgrundade beslut under rekryteringsprocessen och för att kunna bedöma om du är lämplig för tjänsten. Om du söker en tjänst som har utlysts av Bolaget så kommer dina personuppgifter behandlas under hela rekryteringsprocessen. Om du söker en tjänst hos Bolaget utan att tjänsten har blivit utlyst kommer Bolaget att spara dina personuppgifter under en rimlig tid och tills dess att Bolaget hunnit bedöma om det kommer kunna bli aktuellt med en anställning i framtiden. Bolaget sparar även personuppgifter från rekryteringsprocesser under två år efter det att den aktuella tjänsten har blivit tillsatt för att kunna försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk.  


Avtal

För dig som ingår avtal med Bolaget, antingen för egen del eller som företrädare för en juridisk person, behandlar Bolaget nödvändiga uppgifter i relation till detta. Vilka uppgifter som sparas om dig beror på syftet med avtalet men rör sig oftast om uppgifter såsom namn, telefonnummer, e-postadress, titel/roll och företag. Uppgifterna sparas under sådan tid som avtalet löper eller under en sådan period som Bolaget anser vara lämpligt för ändamålet. Bolaget kan även ha legala skyldigheter att spara vissa typer av avtal.

Klagomål

För det fall Bolaget får ett klagomål riktat mot sig kommer Bolaget att behandla sådana personuppgifter som är nödvändiga för att hantera det enskilda klagomålet. Bolaget har en rättslig skyldighet att dokumentera och föra register över samtliga klagomål som inkommer till Bolaget under en period om fem år. Bolaget kommer även i dessa fall spara nödvändiga uppgifter om dig för att kunna försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk eller skydda sina intressen under en rättslig process. Detta innefattar information som framgår i klagomålet, dina kontaktuppgifter samt övrig information i relation till klagomålet som Bolaget anser vara lämpligt att spara.


Övrigt

Bolaget kan även i andra fall än ovan behöva behandla personuppgifter om tredjepart om Bolaget anser att det är nödvändigt och Bolagets intresse väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande fri- och rättigheter. Se bland annat nedan om hur Bolaget använder sig av kakor (cookies) på sin hemsida.

Laglig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandling av personuppgifter baserat på samtycke

Om Bolaget behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du i dessa fall fått relevant information i enlighet med GDPR och efter det samtyckt till Bolagets behandling av dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter.

Behandling av personuppgifter för att fullgöra avtal

Bolaget har åtaganden och skyldigheter till följd av avtal som Bolaget har ingått eller avser att ingå med tredjepart. För att kunna fullgöra sina förpliktelser och/eller för att tillvarata sina egna intressen enligt avtalet kan Bolaget behöva behandla vissa personuppgifter.

Behandling av personuppgifter baserat på legitimt intresse


Bolaget kan behandla personuppgifter om dig baserat på Bolagets legitima intresse till behandlingen. Bolaget anser i detta fall att Bolagets intresse att behandla dessa personuppgifter väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande friheter och rättigheter. Du kommer emellertid alltid att få information om att dina personuppgifter behandlas. Situationerna som avses i detta fall är främst vid informationsutskick och eventuell marknadsföring, rekrytering, hantering av eventuella klagomål eller om dina personuppgifter återfinns i något av våra kontaktregister.

Period för lagring av personuppgifter

Bolaget lagrar personuppgifter under den period som Bolaget anser vara nödvändig för ändamålet med respektive behandling, beaktat även möjligheten att kunna tillmötesgå registrerades behov och frågor, efterleva tillämplig lagstiftning samt i förebyggande syfte. När behandlingen inte längre anses vara nödvändig raderar Bolaget personuppgifterna. Periodens längd beror således dels på syftet med respektive behandling, men även på vilken laglig grund som personuppgifterna behandlas. Grundar sig en viss behandling på t.ex. samtycke raderar Bolaget personuppgifterna om den registrerade återkallar sitt samtycke. För Bolagets hantering av e-post samt för uppgifter som sparas vid annan typ av kommunikation raderas dessa uppgifter automatiskt efter ett år, undantaget sådan korrespondens som Bolaget anser vara nödvändig att ha kvar. Vad gäller register för affärskontakter sparas dessa personuppgifter under sådan tid som Bolaget finner nödvändigt för det specifika ändamålet. Den registrerade har däremot alltid en möjlighet att motsätta sig sådan behandling, se nedan.

Den registrerades rättigheter

I den utsträckning som Bolaget behandlar personuppgifter åtnjuter den registrerade vissa rättigheter gentemot Bolaget. Dessa rättigheter innefattar

i. rätten att begära tillgång till personuppgifterna;
ii. rätten att begära rättelse eller radering av personuppgifterna;
iii. rätten att begära begränsning av behandling som rör den registrerade samt rätten att invända mot behandlingen;
iv. rätten att återkalla samtycke till behandling av personuppgifterna (i tillämpliga fall); och
v. rätten till dataportabilitet av personuppgifterna.

Om den registrerade utnyttjar någon eller några av dessa rättigheter ska Bolaget utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran tillhandahålla den registrerade information om de åtgärder som vidtagits till följd av begäran. Bolaget kan dock för det fall begäran är komplicerad eller antalet inkomna begäranden är stort förlänga denna period med ytterligare två månader.

Frågor eller invändningar enligt ovan ska skickas till info@norron.com.

För det fall den registrerade anser att Bolaget har överträtt bestämmelserna i Dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att inge klagomål till den behöriga myndigheten. För Sverige är detta Datainspektionen (www.datainspektionen.se), och för Norge är detta Datatilsynet (www.datatilsynet.no).

Kakor (cookies)

En cookie är en liten textfil med information som skickas från Bolagets webbserver och som sparas i besökarens webbläsare. Cookies används för att göra webbsidorna bättre anpassade till besökaren och dennes val. På Bolagets webbplats används cookies för att besökarens webbläsare ska "minnas" till exempel språkval och för att inhämta användarstatistik.

I Bolagets strävan att ständigt förbättra sina tjänster kartlägger Bolaget viss information gällande hur webbplatsens besökare navigerar sig fram på webbplatsen. Det är för att kunna läsa av till exempel vilka sidor som är populärast, så att dessa kan lyftas fram och bli lättare att hitta.

Webbplatsen är konstruerad så att det går att identifiera de besökare som en gång har samtyckt till viss användning av cookies. Därför är det inte nödvändigt att begära ett nytt samtycke vid varje besök på webbplatsen (under förutsättning att användningen av cookies är oförändrad). Att samtycke har lämnats bör dock inte lagras i parametrar som är synliga i adressfältet (URL), eftersom det då finns risk att länkar som innehåller information om att samtycke har lämnats sprids till och används av andra besökare.

Vill du inte acceptera cookies kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar till lagring av cookies eller informeras varje gång en webbplats begär att få lagra en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information. Dock kan detta medföra att tillgängligheten på webbplatsen blir begränsad.

På kommunikationsmyndigheten Post- och telestyrelsen (PTS) finner du mer information om cookies på webbplatser. Har du frågor om hur Bolaget använder cookies, kontakta info@norron.com.

Personuppgiftsbiträden och andra mottagare av personuppgifter


Bolaget kan komma att använda sig av personuppgiftsbiträden för behandlingen av personuppgifterna. Detta avser framförallt behandlingen av personuppgifter sker genom olika IT-lösningar, såsom molntjänster, CRM-system etc. Det åligger Bolaget att i dessa fall säkerställa att varje personuppgiftsbiträde garanterar att behandlingen av personuppgifterna görs i enlighet med Bolagets instruktioner till personuppgiftsbiträdet och i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Bolaget kan även komma att dela/överföra dina personuppgifter om sådan delning/överföring är nödvändig och i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Bolaget kommer inte att dela/överföra några personuppgifter till tredjeland utanför EU/EES så länge Bolaget inte säkerställt att detta land uppfyller kraven på adekvat skydd för personuppgifter.

Säkerhet


Bolaget har i enlighet med tillämplig lagstiftning vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa och upprätthålla en ändamålsenlig säkerhetsnivå till skydd för de personuppgifter som Bolaget behandlar.

Ändringar

Bolaget förbehåller sig rätten att när som helst ändra denna integritetspolicy. Den registrerade rekommenderas därför att regelbundet läsa igenom Bolagets integritetspolicy. Skulle däremot Bolaget ämna att göra några väsentliga ändringar av policyn som kan riskera att påverka den registrerades grundläggande fri- och rättigheter kommer den registrerade att meddelas om detta i förväg.

Kontakta Bolaget

Har du några frågor gällande denna integritetspolicy? Hör gärna av dig till info@norron.com.